F.A.Q.

Een virtuele kluis® of elektronische kluis is een veilige en fraudebestendige virtuele opslag- en bewaarruimte, waarin opgeslagen gevoelige gegevens ongewijzigd beschikbaar blijven. In deze ruimte kunt u al uw gevoelige inhoud (verzekeringspolissen, kopieën van paspoorten, loonstrookjes, vaccinatiegegevens, ...) op een veilige manier in digitaal formaat centraliseren.

Om meer te weten te komen over de elektronische kluis, nodigen wij u uit het door FedISA Luxemburg gepubliceerde witboek over dit onderwerp te lezen dat beschikbaar is op onze site.

SeeZam® is een virtuele kluis die wordt gehost door SeeZam® S.A. SeeZam® is een pionier op haar gebied en biedt een innovatieve online virtuele kluis®-dienst aan voor particulieren en bedrijven. Het is de perfecte replica van een hoogst beveiligde bankkluis, maar dan in de digitale wereld (sterke authenticatie, versleuteling, computerbeveiliging, ...).

Met SeeZam® slaat u uw gevoelige gegevens op en deelt u deze met daartoe gemachtigde derde partijen met 100 % veiligheid en vertrouwelijkheid. SeeZam® wordt ondersteund door de unieke Luxemburgse wetgeving en waarborgt totale onschendbaarheid van de inhoud van uw kluis dankzij de versleuteling van militaire kwaliteit en de sterke autorisatieprocedure. Zelfs SeeZam-medewerkers hebben geen enkele toegang hoe dan ook tot uw gegevens!

Bezoek de “Over SeeZam”-pagina op onze website www.seezam.com om er meer over te weten te komen.

Met SeeZam® kunt u in alle vertrouwelijkheid al uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld wachtwoorden, loonstrookjes, kopieën van identiteitspapieren, verzekeringspolissen, ...) sorteren, classificeren en centraliseren, buiten het zicht van nieuwsgierige ogen. Zo kunt u ze snel en gemakkelijk terugvinden, zelfs in noodgevallen.

Een niet-uitputtende lijst van gevoelige gegevens die u in eerste instantie in uw SeeZam-kluis zou kunnen opslaan, staat op de “Support”-pagina van de SeeZam-website.

SeeZam® biedt professionals, via een ultrabeveiligde, fraudebestendige en persoonlijke virtuele ruimte, een pragmatisch antwoord op het probleem van opslaan, bewaren en uitwisselen van vertrouwelijke inhoud.

De gebruiksmogelijkheden van deze professionele omgeving zijn onbeperkt. Hier volgen enkele voorbeelden van zakelijke toepassingen:

Bedrijven:

• Uitwisselen van vertrouwelijke documenten tussen ondernemingen en hun leveranciers of werknemers.
• Overdracht van gegevens naar haar klanten, met maximale beveiliging en tegen minimale kosten.

Raden van bestuur:

• Uitwisselen van notulen van vergaderingen en zeer vertrouwelijke informatie tussen bestuursleden.
• Selectief delen van informatie.

Verzekeringsbedrijven:

• Ter beschikking stellen van kluizen aan verzekeringsnemers voor het opslaan van polisgegevens, preventieve boedelbeschrijving, documenten in schadegevallen, ...
• Bieden van een hoge toegevoegde waarde aan polishouders, waardoor een concurrentievoordeel ontstaat.

Banken:

• Ter beschikking stellen van kluisjes aan haar klanten voor rekeningafschriften, documenten inzake belastingaangifte, ...
• Bieden van een hoge toegevoegde waarde aan klanten, waardoor een concurrentievoordeel ontstaat.

Zorgsector:

• Papierloos opslaan en goedkoop verstrekken van medische rapporten aan patiënten.

Boekhouding:

• Opslaan van voor interne/externe audit benodigde documenten.

HR-afdeling/Sociaal secretariaat:

• Papierloos opslaan en ter beschikking stellen van loonstrookjes en beoordelingen van uw werknemers, met een verzekerde ROI en een onderscheidende werknemersdienst als bonus.

O&O-afdeling:

• Bescherming van uiterst geheime formules van nieuwe producten, octrooien, intellectueel eigendom.

Onschendbaarheid. De server waarop de papierloze inhoud van uw kluis wordt opgeslagen, is inderdaad onkwetsbaar. In tegenstelling tot de plaats waar u uw gegevens fysiek opslaat, is deze niet blootgesteld aan een ramp (overstroming, ...), noch overgeleverd aan de genadeloosheid van een dief.

Bovendien schenkt deze gecentraliseerde ruimte voor uw kostbare gegevens u gemoedsrust binnen een netwerk dat 24 uur per dag, 365 dagen per jaar toegankelijk is, waar u ook bent, met welk middel dan ook (computer, tablet, smartphone), zolang het maar met het internet is verbonden.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van op SeeZam® beschikbare functies. Beschikbaarheid hangt af van het type account.

• Een privéruimte die het opslaan en beschermen van uw persoonsgegevens in elk elektronisch formaat mogelijk maakt.
• De gebruiker zal ook beschikken over een ruimte per organisatie/instelling (bijvoorbeeld werkgever, bank, verzekeringsmaatschappij, raad van bestuur) voor het centraliseren en beheren van gevoelige informatie die daarmee wordt uitgewisseld.
• Maximale veiligheid en onschendbaarheid.
• Uitwisselen met vooraf gemachtigde derden.
• Voor professionals, verpersoonlijking van de kluis (branding, integratie in een klantenruimte).
• Beveiligde automatisering van gegevensdistributie.
• Beveiligde openingsprocedure in geval van nood.
• Eenvoudige en intuïtieve interface.
• Gegevens kunnen altijd en overal worden opgevraagd, zolang u maar een internetverbinding hebt.
• Geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekening

Uw virtuele kluis is ontwikkeld door deskundigen op het gebied van IT-beveiliging en wordt uitsluitend gehost in het Groothertogdom Luxemburg, in een door de EEG erkend datacentrum dat profiteert van een unieke juridische omgeving die een onbeperkt niveau van versleuteling toestaat en die de leverancier van de virtuele kluizen toestaat geen hoofdsleutel of een kopie van de sleutels van zijn klanten te bezitten. Deze unieke juridische omgeving in Europa en daarbuiten stelt ons in staat u de hoogste niveaus van veiligheid en vertrouwelijkheid te bieden, dankzij de volgende elementen:

• Sterke Entrust/Luxtrust/Soft Token-autorisatie, die veel verder gaat dan een eenvoudig wachtwoord.
• Versleuteling op militair niveau voor uw gegevens; alleen u hebt de toegangssleutels.
• Net als bij een bankkluis heeft SeeZam® geen weet van wat u in uw kluis plaatst en kent zelfs niet de sleutels om het te openen. Dit geeft u de zekerheid dat derden uw gegevens niet zonder uw medeweten kunnen ontsleutelen.
• Regelmatig worden er door onafhankelijke controleurs veiligheids- en kwetsbaarheidstests uitgevoerd.

Nee, in geen enkel geval! De vertrouwelijke gegevens in uw kluis blijven ontoegankelijk voor SeeZam-personeel of enige andere niet door u gemachtigde personen. SeeZam® laat niemand beschikken over uw LOGIN en wachtwoord (uitsluitend aan u bekend), of die persoon nu goede bedoelingen heeft of niet.

Vanuit het oogpunt van logische gegevenstoegang biedt uw SeeZam-account u een sterke Softtoken/Entrust/Luxtrust-oplossing voor autorisatie (smartcard, token of signeerstick). Dit wordt niet geboden door andere virtuele kluizen, hoewel het een doeltreffend antwoord is op phishing-bedreigingen of de vele Trojaanse paarden die op het internet circuleren.

Hoe is de toegang concreet vastgetimmerd? Alle gegevens die u in uw kluis bewaart, worden met uw persoonlijke sleutel versleuteld. Let wel dat dit proces volledig transparant is en geen technische kennis van uw kant vereist. Alleen een gerechtigde (dus iemand aan wie u toegang verleent) zal over de ontcijferingssleutel kunnen beschikken om (uitsluitend) een beoogd item te lezen. Deze ontcijferingssleutel is nooit toegankelijk voor SeeZam-personeel (bedieners, beheerders, technici, ...), aangezien deze is verzegeld in een blok dat niet zonder uw wachtwoord, uw login en uw sterke autorisatie kan worden geïnterpreteerd.

Alle gegevens in uw SeeZam-kluis (informatie, documenten, bestanden, ...) zijn zowel fysiek als logisch beschermd tegen elke inbraak of wijziging. SeeZam® waarborgt algehele hosting op Luxemburgs grondgebied; de Entreprise des Postes et Télécommunication (Luxemburg) voorziet in de laatste vernieuwingen op het gebied van virtualisatietechnologieën.

Zodra de SeeZam-account is geactiveerd, hebt u toegang tot uw bedrijfs- en persoonlijke ruimte, waar u persoonlijke documenten kunt deponeren en raadplegen. Om het gemakkelijker te maken uw wachtwoord opnieuw in te stellen als u het mocht vergeten, is het sterk aanbevolen dat u uw mobiele-telefoonnummer in uw profiel invoert. In een video is te zien hoe dat moet.

De browsers die door SeeZam worden ondersteund voor een optimale gebruikerservaring en om mogelijke crashes te voorkomen, zijn de volgende:

• Chrome
• Edge
• Firefox
• Safari
• iOS
• Android

Ja, als u al een SeeZam-account hebt dat die mogelijkheid ondersteunt. Maar let wel dat gebruikmaken van een LuxTrust-token extra kosten van de exploitant van LuxTrust met zich meebrengt. Neem contact op met uw beheerder als u deze functie wenst te activeren en de extra kosten op u wilt nemen.

Daarvoor hoeft u alleen maar uw gebruikersnaam en het e-mailadres van uw account aan dat bedrijf door te geven. Zodra de uitnodiging van het bedrijf is ontvangen en aanvaard in SeeZam, kunt u de ruimte van het bedrijf (bijvoorbeeld uw werkgever) bekijken naast uw bestaande ruimten.

Bij het aanmaken van uw account zal de beheerder van uw bedrijf UITSLUITEND uw gebruikersnaam en e-mailadres aan SeeZam doorgeven, om de kluizen correct in te stellen. Andere persoonsgegevens worden door het bedrijf zonder tussenkomst van SeeZam in het platform ingevoerd. Het is uw verantwoordelijkheid om vervolgens uw mobiele-telefoonnummer in de toepassing in te voeren, om het wachtwoord gemakkelijker opnieuw te kunnen instellen. Wij raden u ook aan het zakelijke e-mailadres door uw privé-e-mailadres te vervangen, opdat u toegang behoudt tot uw privé- en zakelijke ruimte, zelfs indien u het bedrijf mocht verlaten. Het e-mailadres en het mobiele-telefoonnummer kunnen te allen tijde door uzelf in de toepassing worden gewijzigd. Deze gegevens moeten betrouwbaar zijn, omdat ze worden gebruikt om uw wachtwoord opnieuw in te stellen indien u het mocht vergeten.

Op de inhoud van de kluis zijn de gebruiksvoorwaarden van toepassing, die hier kunnen worden ingezien. Zelfs als het bedrijf de vergoeding betaalt, wordt de gebruiksovereenkomst gesloten tussen de gebruiker en SeeZam. De gebruiker kan documenten die hij niet in de kluis wenst te bewaren, te allen tijde exporteren en verwijderen zodra hij ze heeft ontvangen, en op het moment dat hem het beste uitkomt.

Ja. Tenzij het platform onverwachts niet beschikbaar is, kunt u met de SeeZam-oplossing documenten op elk moment uit de bedrijfs- of privémap in hun oorspronkelijke formaat naar een andere opslagbestemming exporteren.

In dat geval moet u een verzoek om het wachtwoord opnieuw in te stellen vanuit het inlogvenster van de SeeZam-website activeren. De persoonsgegevens die in de kluis zijn ingevoerd (e-mailadres en mobiele-telefoonnummer) worden gebruikt om de twee delen van een code (‘Challenge’ genaamd) te verzenden om uw nieuwe wachtwoord te kunnen aanmaken. Die gegevens moeten dus actueel zijn. Indien het mobiele-telefoonnummer niet door de gebruiker is ingevoerd, zal SeeZam in dat geval de beheerder om hulp verzoeken om u een code te verstrekken. Een andere code zal automatisch worden verzonden naar het in uw SeeZam-account ingevoerde e-mailadres, met een link om een nieuw wachtwoord aan te maken.

De inhoud van de account is uw eigendom. Als de arbeidsovereenkomst wordt opgezegd, zijn de huurkosten van SeeZam gedekt tot het einde van het lopende jaar binnen het abonnement van uw bedrijf. Deze datum staat vermeld op de startpagina van uw ruimten. Daarna heeft de gebruiker drie maanden de tijd om de huur van de kluis op eigen kosten of op kosten van een nieuwe werkgever over te nemen. Gedurende deze periode en zolang de factuur niet is overgedragen, is de toegang tot de kluis alleen-lezen en kunnen geen nieuwe bestanden worden geüpload. Na deze drie maanden geeft SeeZam nog drie maanden extra gratie, alvorens de gegevens worden vernietigd. De opgeslagen gegevens zijn gedurende deze periode niet meer toegankelijk, behalve bij verlenging van het abonnement (vanaf € 24/jaar, inclusief btw, voor een PREMIUM-SOFT-TOKEN account).

SeeZam biedt u 2 handtekeningmogelijkheden aan die voldoen aan de EIDAS-verordening (Verordening (EU) Nr. 910/2014 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwelijkheid voor elektronische transacties in de interne markt waarmee de Richtlijn 1999/93/EG is komen te vervallen):

De geavanceerde handtekening: Een geavanceerde elektronische handtekening voldoet aan de volgende vereisen:

• op unieke wijze gebonden aan de ondertekenaar ;
• het mogelijk maken van indentificatie van de ondertekenaar;
• De elektronische handtekeningn zijn tot stand gebracht met gebruikmaking van gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen waarbij uitsluitende de ondertekenaar met een hoge mate van betrouwbaarheid de controle bezit, en;
• De aan de handtekening geassocieerde gegevens worden op zodanige wijze gekoppeld dat elke wijziging van de gegevens achteraf kan worden opgespoord.

Gekwalificeerde handtekening : Het proces van het valideren van een gekwalificeerde elektronische handtekening bevestigt de geldigheid van een gekwalificeerde elektronische handtekening onder voorwaarde dat:

• het certificaat waarop de handtekening is gebaseerd, op het tijdstip van ondertekening een geldig certificaat voor elektronische handtekeningen in overeenstemming met bijlage I is;
• het gekwalificeerde certificaat is afgegeven door een gekwalificeerde dienstverlener van beheersdiensten en het is geldig op het tijdstip van ondertekening;
• de gegevens voor de validering van de handtekening stemmen overeen met de gegevens die aan de ontvanger zijn verstrekt; L 257/102 Publicatieblad van de Europese Unie 28.8.2014 NL
• de unieke gegevensreeks die de ondertekenaar in het certificaat vertegenwoordigt, wordt correct aan de gebruiker verstrekt
• indien een pseudoniem werd gebruikt op het moment van ondertekening moet dit duidelijk worden aangegeven aan de gebruiker
• de elektronische handtekening is aangemaakt door een gekwalificeerd apparaat voor het aanmaken van elektronische handtekeningen
• de integriteit van de ondertekende gegevens is niet aangetast
• op het tijdstip van ondertekening is voldaan aan de eisen van artikel 26.

Het systeem dat gebruikt wordt om de gekwalificeerde elektronische handtekening te valideren, verstrekt de gebruiker het juiste resultaat van het valideringsproces en stelt haar in staat eventuele relevante beveiligingsproblemen op te sporen.

Bij Seezam kunt u geavanceerde handtekeningen tijdens de sessie toepassen of gebruik maken van de diensten van een derde partij uit uw kluis voor gekwalificeerde handtekeningen.

Voor geavanceerde handtekeningen abonneert de SeeZam-beheerder van de klant zich op een handtekeningenpakket van SeeZam. De gebruikte handtekeningen worden ten laste van het gekozen pakket gebracht. Het aantal beschikbare handtekeningen wordt weergegeven in het dashboard van de beheerder.

Als de onderneming zich abonneert op een gekwalificeerd handtekeningenpakket, moet de beheerder zich ook registreren op het platform van de aanbieder.

Indien u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met onze supportafdeling op te nemen.